Como controlar o recebimento e armazenamento de mercadorias?

Melhorar o armazenamento de mercadorias sempre foi fundamental para qualquer empresa. As necessidades atuais, seja por causa das demandas, seja pela qualidade, fizeram com que os meios tecnológicos cumprissem um grande papel nos programas de armazenagem, por meio de novas técnicas de gestão e formatos de estocagem.

Atualmente, os varejistas buscam constantemente novos métodos para aumentar a performance da administração e da armazenagem de mercadorias, visando à redução de custos e melhorando seus resultados. Pensando em ajudar você nesse processo, preparamos este artigo ensinando como controlar o armazenamento e o recebimento de mercadorias. Acompanhe o texto e esclareça suas dúvidas!

Qual é a importância de controlar o recebimento e o armazenamento de mercadorias?

O recebimento de mercadorias é a etapa número um no trajeto do produto em um Centro de Distribuição (CD). Por envolver atividades complexas, como o descarregamento das cargas e a conferência da quantidade e da integridade dos produtos, é fundamental que essa etapa seja desenvolvida com bastante atenção.

Apesar de toda essa importância, contudo, não é difícil observar a desorganização de mercadorias ou a falta de conhecimento quanto à gestão de estoque. De fato, um CD não setorizado pode originar uma série de problemas que acompanham toda a cadeia de abastecimento, impedindo até que os itens comprados e disponíveis sejam vendidos. Essa falta de controle pode trazer alguns impactos, como:

• redução do giro (perda de rentabilidade devido a mercadorias ociosas);
• ruptura de estoque (falta de um item na hora da compra);
• insatisfação do cliente com a falta da mercadoria.

Para evitar essas situações, vejamos, agora, quais são as fases e os momentos importantes nesse fluxo de trabalho, destacando o que você precisa saber sobre essa movimentação.

Como o processo de recebimento e armazenamento de mercadorias funciona na prática?

O recebimento não recebe muita atenção. Porém, é nesse momento que são registradas informações relevantes que vão aumentar a agilidade e a produtividade dos colaboradores. Nessa etapa, são realizadas algumas operações importantes para o empreendimento, por exemplo:

• conferência por quantidade;
• inspeção;
• identificação das mercadorias.

Depois que os produtos são recebidos e identificados, começam os procedimentos para a alocação. Na alocação, são verificados o melhor lugar para armazenar as mercadorias de acordo com o picking, os setores e outras regras que auxiliam, conferindo mais rapidez ao processo de separação. Os itens são alocados no endereço de destino e ficam disponíveis para movimento como um saldo de estoque.

Qual é a melhor maneira de fazer a estocagem e a identificação no armazenamento de mercadorias?

Quando a empresa recebe mercadorias, o seu armazém precisa sempre estar preparado para recebê-las, conforme as necessidades do negócio. O endereçamento, por exemplo, é muito importante e aumenta a agilidade para buscar e entregar os itens estocados, proporcionando economia.

O código de barras é um mecanismo bastante usado para o endereçamento, fazendo com que os operadores consigam transportar os materiais até o local próprio para estocagem. Identificado por meio do código, fica bem mais fácil encontrar o item na armazenagem, tendo seu registro na solução de gestão integrada. Além dessa simplicidade, a logística de armazenagem também consegue manter o controle e a precisão de novas compras, permitindo que o estoque fique constantemente atualizado.

Como funciona o processo de picking (separação e preparação de pedidos)?

No momento em que uma mercadoria chega ao local de separação na armazenagem, ela pode ser desfeita e dividida de acordo com o volume de pedidos.

Essa é a ação de picking (ou separação) — quando o pedido é organizado para atender às necessidades da produção ou de outras seções do empreendimento. Sendo feito de modo correto e conforme o fluxo de informações e documentos, o picking permite, com exatidão, o posicionamento das mercadorias para não aumentar custos com mão de obra.

A expedição

A armazenagem não se limita ao recebimento e ao controle dos produtos e matérias-primas necessárias à produção — no caso de varejos que comercializem produtos que envolvam manufatura —, mas também envolve o abrigo e a remessa de itens finalizados.

Nesse procedimento, são necessários cuidados especiais com a embalagem, de acordo com os pedidos, determinando-se uma espécie de acondicionamento para cada tipo de transporte usado. Formas de auxiliar as empresas quanto a isso são soluções tecnológicas para o varejo que integram e gerenciam todo o ciclo de negócios, além da leitura XML da nota fiscal eletrônica do fornecedor.

O inventário

A logística no setor da armazenagem exige registros indispensáveis de todos os itens armazenados. O inventário ordenado, nesse caso, é de grande importância para a manutenção dos estoques e para a sistematização da empresa como um todo.

O inventário rotativo, ou cíclico, por exemplo, é um procedimento bastante eficiente, permitindo a contagem constante dos itens em estoque com uma frequência pré-definida — mantendo, desse modo, os dados atualizados nas soluções de gestão. Além disso, ele controla as quantidades para que a armazenagem não deixe de acolher as necessidades de produção.

Quais são os desafios do recebimento e da armazenagem dos produtos?

Diversos fatores podem dificultar a gestão do recebimento e da armazenagem dos produtos. Descobrir métodos adequados para controlar o estoque e evitar dificuldades é um grande desafio para esse setor. As empresas desenvolvem metodologias diferentes de trabalho e, por isso, é necessário encontrar aquela que gera mais vantagem competitiva e que atende às necessidades específicas.

O setor de estoque é o centro da maioria dos empreendimentos, inclusive no comércio. Por esse motivo, os gestores devem contar com o auxílio da tecnologia para eliminar os aspectos que inviabilizam a gestão da armazenagem. Essa área é vulnerável e pode ser afetada por inúmeros problemas, sendo que os principais são:

• Manter o estoque acima do necessário;
• Não fazer inventários periódicos;
• Ter segurança na armazenagem;
• Evitar a armazenagem incorreta.

Para que o sistema logístico de uma empresa tenha um fluxo correto e eficiente, a gestão da armazenagem precisa ser eficaz. Utilize todos os meios ao seu alcance para garantir a credibilidade desse setor, faça inventários periódicos e, se for preciso, implemente um sistema de gestão apropriado.

Quais são as melhores práticas de recebimento de produtos?

Várias atividades são realizadas todos os dias para o recebimento de produtos. Os itens são todos conferidos um a um, os procedimentos envolvendo notas fiscais são realizados, a ordem de descarga é coordenada etc. O gerenciamento dessas tarefas é indispensável para que a produtividade não seja comprometida. Veja, a seguir, as principais práticas que evitam retrabalhos!

Planejamento eficiente

Faça um plano de armazenagem e mantenha em estoque os produtos indispensáveis para o atendimento das demandas conforme as necessidades do mercado. Nesse planejamento, observe a flexibilidade dos clientes, o tipo das mercadorias e os serviços que precisam ser executados: precificação estratégica, etiquetagem, embalagem, paletização, manufatura, entre outros.

Identificação correta

A identificação correta é muito importante na hora em que os produtos são solicitados. Um sistema de gestão do varejo facilita a localização dos itens de forma rápida e prática. Os materiais armazenados corretamente e de acordo com o processo de armazenagem ficam acessíveis e são mais facilmente encontrados.

Conferência dos pedidos

Confira todas as mercadorias recebidas, os pedidos e as notas fiscais antes de deixar que os entregadores saiam do local de recebimento. Averigue se não há itens com avarias e, em seguida, os produtos devem ser etiquetados e enviados para a armazenagem.

Código de barras

O uso de um sistema de código de barras é essencial para que os produtos estocados fiquem organizados e sejam facilmente remetidos aos clientes. Existem várias formas de fazer essa codificação com números e letras que são inseridos em barras brancas e pretas.

Implementação da tecnologia

A tecnologia é uma grande aliada dos empresários e gestores em todos os segmentos. Ela moderniza a organização, torna os processos mais sofisticados e simplifica as tarefas operacionais. Portanto, ela aumenta a lucratividade e a competitividade das empresas. Existem soluções que reduzem as chances de erros na tributação e viabilizam os agendamentos, a conferência das notas fiscais e a gestão do estoque.

Agendamento de entregas

Caso você queira se livrar das problemáticas com o recebimento de mercadorias, estabeleça o agendamento. Dessa forma, os fornecedores não chegarão todos no mesmo momento, sendo obrigados a aguardar por prazo indeterminado no espaço para recebimento.

A entrega e a oferta no varejo são pontos cruciais para quem deseja apresentar diferenciação. De olho nisso, o ideal é que os profissionais que recebem a tarefa de entregar os produtos tenham informações precisas para garantir a eficácia do processo.

Preparo dos funcionários

Funcionários bem treinados também são a chave para um processo de recebimento de mercadorias inteligente e ágil. E esse preparo precisa ser tanto técnico quanto em relação ao tratamento oferecido aos fornecedores.

O gestor da área de recebimento costuma saber o sequenciamento da atividade, portanto, é a pessoa mais indicada para treinar os seus colaboradores. Busque, assim, deixar bem claro o que se espera de cada profissional quanto à prevenção de perdas, produtividade, controle de desperdícios e práticas de segurança.

Política para os fornecedores

Que tal definir uma política para que os fornecedores conheçam, sem desculpas, todas as regras quanto às entregas da loja? Seguindo essa prática, o documento deve conter todos os detalhes importantes, como as especificações de horários e resoluções diante dos eventuais atrasos.

Também é fundamental que os fornecedores, o pessoal de compras e todo o time interno da área de recebimento conheçam as normas contidas na política. Dessa forma, o desencontro de informações terá menos espaço na empresa, impedindo a criação de expectativas que não poderão ser atendidas. Diante de tudo isso, você já parou para considerar que ter uma solução em tecnologia pode ser o grande trunfo para a agilização do controle de estoque, reduzindo suas chances de erro?

Quando os profissionais dispõem de soluções tecnológicas que facilitam o seu cotidiano de trabalho, os bons resultados são, sem dúvidas, potencializados. E, como você pode ver, isso pode ser muito benéfico para o recebimento de mercadorias e para automatizar processos.

Enfim, agora, você já sabe como controlar o armazenamento de produtos e organizá-los em estoque! Para evitar erros e falhas nesse processo, utilize um sistema de gestão integrado e acompanhe o volume de compras. Mantenha os seus processos estruturados e faça o gerenciamento do estoque de forma padronizada. Não se esqueça de utilizar os indicadores de resultados para reduzir as perdas!

E aí, gostou do artigo sobre recebimento de mercadorias? Agora, que tal ler as 4 dicas essenciais de como armazenar material de construção?