Gestão de ordens de compra: por que isso é importante para sua loja?

A gestão eficiente de ordens de compra é um processo de enorme importância para o sucesso de qualquer negócio varejista, especialmente dos segmentos de materiais de construção, elétricos, hidráulicos e móveis. Com a gestão bem-feita das ordens de compra, donos e gestores dessas lojas, conseguem com mais facilidade otimizar suas operações, reduzir custos e aumentar a lucratividade da loja.

Neste artigo, vamos te mostrar em detalhes como uma organização eficiente de ordens de compra pode impactar diretamente o ponto de equilíbrio do estoque, o fluxo de caixa, as vendas sob encomenda, o recebimento de produtos e o alinhamento de preços com fornecedores.

PONTO DE EQUILÍBRIO DO ESTOQUE

O ponto de equilíbrio do estoque tem relação direta com o nível ideal de estoque que uma loja deve manter para atender à demanda  de seus clientes sem gerar excessos ou faltas. Uma gestão de ordens de compra eficiente permite que você compre os produtos certos, nas quantidades certas, evitando o acúmulo de estoque que pode se depreciar ou ocupar espaço estratégico do seu estoque, além de prevenir a falta de produtos essenciais que podem levar à perda de vendas. 

Ao manter o ponto de equilíbrio adequado, a loja maximiza a rotatividade do estoque, melhora o uso do espaço e otimiza os recursos financeiros.

Como fazer isso?

• Monitore, usando uma solução de gestão, as vendas e ajustar as ordens de compra com base na demanda real;
• Trabalhe em estreita colaboração com os fornecedores para ajustar os prazos de entrega pode ajudar a manter esse equilíbrio.

FLUXO DE CAIXA

O fluxo de caixa é o coração financeiro de qualquer negócio . Ele representa o movimento de dinheiro para dentro e para fora da empresa. Uma gestão inadequada das ordens de compra pode resultar em problemas graves de fluxo de caixa, como excesso de despesas ou falta de liquidez para pagar fornecedores e outras obrigações.

Isso afeta diretamente a disponibilidade de dinheiro da loja para outras necessidades, como pagamento de contas, salários, ou investimentos em expansão. Uma gestão eficiente de ordens de compra auxilia a investir somente o necessário em estoque, mantendo o fluxo de caixa saudável e estável.

Como fazer isso?

• Estabeleça uma política clara de ordens de compra que esteja alinhada com o fluxo de caixa disponível;
• Analise a sazonalidade das vendas e negocie prazos de pagamento com fornecedores e planeje as compras futuras, com base em relatórios com informações financeiras e de estoque.

VENDA SOB ENCOMENDA

A venda sob encomenda permite que a loja ofereça uma variedade maior de produtos sem precisar manter todos eles em estoque. No entanto, se a gestão das ordens de compra não for eficaz , podem ocorrer atrasos nos pedidos para os fornecedores e nas entregas, frustrando os clientes e gerando perdas nas vendas futuras. 

Uma gestão adequada garante que os pedidos dos clientes sejam atendidos no prazo e conforme especificações, melhorando a satisfação e fidelidade do cliente.

Como fazer isso?

• Utilize soluções de gestão que integrem as ordens de compra diretamente com as vendas sob encomenda, facilitando o acompanhamento do status de cada pedido;
• Mantenha uma comunicação clara com os fornecedores para garantir prazos de entrega realistas e alinhe às expectativas dos clientes desde o início.

RECEBIMENTO DE PRODUTOS

O recebimento de produtos é um ponto crítico no processo de gestão de ordens de compra e que impacta diretamente o controle do estoque. Se os produtos não forem conferidos adequadamente ao serem recebidos, a loja pode acabar com itens danificados, em quantidades erradas, ou até mesmo com mercadorias que não foram solicitadas. 

Com uma gestão eficiente do recebimento, você tem a segurança de estar pagando pelo que realmente encomendou e ajuda a manter o controle de qualidade, evitando gerar custos adicionais e interromper o fluxo normal de operações

Como fazer isso?

• Implemente um processo interno rigoroso de conferência de mercadorias no momento do recebimento;
• Utilize ferramentas de digitalização para verificar e registrar automaticamente os itens recebidos, comparando-os com as ordens de compra originais;
• Treine a equipe para identificar e relatar imediatamente quaisquer discrepâncias.

ALINHAMENTO DE PREÇOS COM FORNECEDORES

O alinhamento de preços e a verificação contínua de variações de preços são aspectos importantes na gestão de ordens de compra, especialmente em mercados onde os custos de materiais podem flutuar com frequência.

Se os preços não forem monitorados e negociados regularmente, a loja pode acabar pagando mais do que deveria, o que afeta a margem de lucro da loja, reduzindo a competitividade e a lucratividade. Uma gestão eficiente de ordens de compra inclui a negociação constante e a verificação dos preços, garantindo que a loja está comprando ao melhor custo possível.

Como fazer isso?

• Utilize uma solução que gere relatórios com o acompanhamento das variações de preços ao longo do tempo e que facilite a comparação entre diferentes fornecedores;
• Mantenha um diálogo aberto e constante com os fornecedores para você se antecipar às mudanças de preços e ajustar suas estratégias de compra de acordo.

TECNOLOGIA E CONSULTORIA PARA UMA GESTÃO MAIS EFICIENTE

Gerenciar ordens de compra pode ser uma tarefa complexa, mas com as ferramentas e processos internos certos, essa gestão pode ser transformada em um resultado mais eficaz. A INFOX tem grande experiência no varejo da construção e moveleiro, oferecendo tanto a tecnologia necessária quanto a orientação de consultores especializados para ajudar sua loja a alcançar uma gestão eficiente e lucrativa.

Consultoria especializada: 

A INFOX conta com uma equipe de consultores experientes que entendem as particularidades do varejo de materiais de construção, elétricos, hidráulicos e móveis. Eles estão prontos para ajudar você a implementar boas práticas de gestão de ordens de compra e nos demais setores da loja que se alinhem aos seus objetivos.

Solução de Gestão: 

Além da orientação certa dos especialistas, a loja cliente da INFOX tem à sua disposição uma solução de gestão integrada que automatiza os processos de ordens de compra, desde a solicitação até o recebimento dos produtos. Com isso, fica mais prático monitorar estoque, fluxo de caixa, vendas, financeiro e preços de fornecedores em tempo real, facilitando a tomada de decisões estratégicas.

Com a INFOX, você pode esperar uma gestão mais organizada, que não só reduz custos operacionais, mas também melhora a eficiência e a satisfação dos clientes. Isso se traduz em maior lucratividade e crescimento sustentável para o seu negócio. 

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