Diagnóstico operacional: tudo o que você precisa saber

Os gestores necessitam de acesso aos diagnósticos operacionais para saber como está o andamento dos negócios e para identificar quais setores precisam de melhorias. Essa análise aponta os pontos fortes e fracos das empresas e faz parte da etapa inicial do planejamento estratégico anual. Com ela, os líderes empresariais recebem dados atualizados sobre os ambientes interno e externo, inclusive sobre a concorrência.

Neste artigo, vamos falar sobre o que é e acerca de como funciona o diagnóstico operacional, além de apresentar as suas dimensões: eficácia, qualidade, eficiência, efetividade e produtividade. Aqui, você vai descobrir os motivos pelos quais é tão importante fazer esse procedimento na empresa e o passo a passo de como ele é realizado na prática, desde o planejamento das ações até a análise dos resultados.

Deseja obter mais informações sobre o diagnóstico operacional? Acompanhe a leitura!

O que é o diagnóstico operacional?

O diagnóstico operacional é uma ferramenta de gestão do varejo utilizada para fazer uma avaliação aprofundada das empresas e descobrir como está a saúde de cada área. Ele permite identificar qual departamento é mais produtivo e organizado e qual precisa melhorar por meio de dados objetivos, práticos e imparciais.

As informações obtidas são detalhadas e determinam as prioridades. Antes de realizar a avaliação, metas são delineadas para cada área do negócio. A análise de desempenho ajuda na tomada de decisões visto que o gestor consegue visualizar os resultados obtidos como um todo:

• os gargalos;
• as fraquezas do negócio;
• os pontos positivos;
• a falta de lucratividade;
• os gastos e as despesas;
• as estratégias ineficientes;
• o atendimento ineficaz;
• a desorganização do controle de estoque;
• as dificuldades dos processos internos.

Portanto, o diagnóstico operacional é uma metodologia útil para averiguar o funcionamento da organização nos mais variados aspectos. Na área financeira, são verificadas as despesas e receitas, os custos operacionais e a escalabilidade com base em indicadores de desempenho. Na área de marketing, são conferidos a saúde da marca, o uso das mídias, o relacionamento com os consumidores etc.

No departamento operacional, todos os processos são estudados para conferir a sua eficiência e a eficácia, enquanto, no setor de Recursos Humanos, são avaliados o clima organizacional, a capacitação, o desempenho, a manutenção e a captação de talentos. A investigação é muito importante para que a empresa se torne mais competitiva no mercado e consiga expandir as atividades.

Quais as dimensões do diagnóstico operacional?

As atividades empresariais relacionadas à gestão de processos, à administração, à operação logística, entre outras, exigem cuidados e são extremamente complexas. O diagnóstico operacional aponta o que está funcionando e o que está com problemas com fundamento em algumas dimensões da empresa. Veja, a seguir, detalhes sobre cada dimensão!

Eficácia

Os gestores apuram a eficácia verificando se os resultados diários condizem com as metas empresariais e com os objetivos institucionais. Eles analisam os indicadores de andamento dos trabalhos das equipes e comparam os índices com outras empresas do mesmo segmento e do mesmo porte. Uma análise do histórico também aponta a evolução do desempenho e as mudanças necessárias.

A eficácia é o ponto inicial da avaliação, que começa pela comparação de metas e resultados obtidos. Os profissionais especializados conferem se a entrega de produtos ocorre dentro do prazo, se eles saem da produção em perfeito estado, se são armazenados de maneira adequada, entre outros. A satisfação dos clientes e o uso correto dos recursos também estão inseridos nessa análise.

Qualidade

Os parâmetros de qualidade são úteis para verificar se as necessidades e os desejos dos clientes foram atendidos. Uma maneira de obter êxito nesse quesito é cumprindo os prazos estabelecidos para a entrega de produtos e o recebimento de pedidos de acordo com as solicitações realizadas aos fornecedores. O diagnóstico operacional viabiliza os negócios impactando a lucratividade e a precificação estratégica.

As avaliações de qualidade requerem a observação de indicadores sob o feedback dos stakeholders: sociedade, governo, acionistas, parceiros, colaboradores, fornecedores e clientes. Cada um deles representa aspectos diferentes e a opinião de todos precisa apresentar certo equilíbrio. A melhoria constante de processos e dos produtos pode ser medida pelos indicadores de desempenho.

Eficiência

Os recursos produtivos são considerados escassos e demandam a criação de alternativas para otimizar o seu uso de acordo com a sua disponibilidade. Os insumos, o capital, os recursos humanos e o tempo são limitados, por isso, é importante utilizar somente o que for indispensável. Assim, surge o indicador para averiguar a eficiência.

Para saber se há eficiência nos processos empresariais, é preciso comparar a produção real com a capacidade produtiva. Aumentar a eficiência torna-se possível ao combinar atividades, aprimorar o uso do tempo, planejar as rotinas e economizar recursos.

Efetividade

Os empreendimentos normalmente contam com um plano de criação e com a formulação de estratégias iniciais que vão direcionar as atividades. Uma empresa efetiva terá longevidade, visto que dará o retorno dos investimentos aos proprietários ou sócios. A efetividade, portanto, está relacionada à possibilidade de utilizar fatores internos e externos para favorecer a estratégia do empreendedor.

A maioria dos obstáculos pode ser prevenida, embora a atividade empresarial esteja sempre sujeita a variações, riscos e imprevisibilidade. Porém, o diagnóstico empresarial é fundamental para estudar o comportamento da empresa e promover a estabilidade e a segurança dos interessados. A dimensão da efetividade garante a competitividade e a durabilidade do empreendimento.

Produtividade

O diagnóstico operacional auxilia na implementação de uma gestão qualificada que vai garantir o sucesso do seu negócio. No mercado do varejo é vital conhecer o funcionamento da empresa como um todo e investir em estratégias de negociação para elevar a produtividade.

Para ter um atendimento eficiente, o varejista precisa contar com uma equipe vencedora que seja composta por colaboradores engajados e capacitados. Os funcionários são responsáveis pela divulgação da marca e pela credibilidade no mercado. 

Por que é importante fazer o diagnóstico operacional?

Fazer o diagnóstico operacional é muito positivo para as instituições de todos os portes, inclusive para as micro e pequenas empresas. Com ele, os empresários que ainda não dominam todas as atividades e os indicadores de desempenho conseguem ter uma visão ampliada dos negócios, ainda que eles estejam em estágio inicial.

O uso dessa ferramenta de gestão ajuda a compreender os fatores mais relevantes relacionados ao gerenciamento dos mais variados setores da organização. Além do mais, auxilia na definição dos aspectos prioritários pelos administradores que verificam despesas que podem ser eliminadas para não comprometer o orçamento mensal.

A metodologia indica o grau de maturidade dos negócios e permite que os gestores tomem conhecimento da realidade. O processo de evolução contínua é identificado pela avaliação dos principais processos organizacionais e dos resultados oriundos do gerenciamento. O conhecimento desses fatores torna-se crucial para elevar os lucros e oferecer melhores condições aos clientes e colaboradores.

A cultura organizacional poderá ser adequada às necessidades atuais e os colaboradores estarão mais alinhados com os valores, a visão e a missão da empresa. O diagnóstico operacional propicia o engajamento e a produtividade dos funcionários, que se sentem mais seguros e satisfeitos em seu trabalho. Os conflitos são minimizados, resolvidos e completamente eliminados.

Como fazer o diagnóstico operacional na prática?

Na prática, o diagnóstico operacional inicia desde o planejamento das ações até a análise dos resultados. Dessa maneira, as avaliações são primordiais para empresas que estão iniciando as suas atividades e para aquelas que desejam melhorar a sua gestão de crise. Confira como você pode fazer as análises que serão úteis para gestores e colaboradores!

• Marketing personalizado

O primeiro passo a ser dado é averiguar se foi realizada a segmentação do público-alvo. Se você souber quem é o consumidor ideal, fica mais fácil concentrar os esforços e direcionar as campanhas de marketing. Os serviços e produtos devem ser divulgados de forma moderna, com mensagens de publicidade que consigam alcançar os potenciais clientes.

• Gestão efetiva

Contratar funcionários que tenham habilidades para as suas funções é uma necessidade. Por esse motivo, é preciso organizar os processos de seleção para evitar erros na contratação de colaboradores. Saiba encontrar os talentos ideais e, depois, delegue as tarefas para não ficar sobrecarregado. Por fim, colete feedbacks e dados operacionais da organização e verifique o nível de satisfação dos clientes.

• Finanças e contabilidade

A gestão financeira e a contabilidade poderão ser responsáveis pela alavancagem dos negócios. Verifique se esses departamentos estão sendo atendidos por pessoas qualificadas e responsáveis. A contabilidade eficiente mostra os custos, influencia a formação dos preços, aumenta os lucros etc.

• Liderança e funcionamento

Líderes e gestores também devem ser avaliados com frequência. Se eles estiverem fazendo um bom trabalho, você terá um panorama claro e objetivo do funcionamento da empresa. Eles são os profissionais que estão capacitados para obter e relatar informações importantes sobre a organização, os departamentos, os funcionários, entre outros.

• Nível de maturidade

Calcule o nível de maturidade da empresa definindo os setores e as principais áreas da sua empresa. Depois, faça uma lista com os principais processos e as funções desempenhadas nesses departamentos. A seguir, realize uma classificação dos procedimentos usando uma escala que aponte o grau de responsabilidade de cada colaborador. 

• Uso de tecnologia

Existem soluções de gestão que ajudam a fazer o diagnóstico operacional e facilitam tomadas de decisões mais acertadas. Com elas, torna-se mais fácil entender o funcionamento dos negócios e obter informações precisas sobre eles. Há ferramentas que são inteligentes, claras e intuitivas e geram relatórios com os dados mais relevantes em pouco tempo.

• Análise de informações

Aplique diversas entrevistas com o objetivo de ter controle de informações no varejo para a sua avaliação. Após a coleta dos dados, organize-os em gráficos, mapas e planilhas para facilitar a localização de oportunidades de melhorias. Analise os problemas e as suas causas e elabore um plano com estratégias e ações que ajudem a otimizar os setores que estão com dificuldades e a automatizar processos.

Quais ferramentas podem ajudar?

Algumas ferramentas são capazes de ajudar e a tecnologia se mostra indispensável nesse processo. Mantenha um controle do fluxo de caixa para saber quais são os fatores que causam prejuízos financeiros. Os líderes empresariais precisam saber como estão as receitas da empresa e quais são os custos mensais que ela gera. Implemente o brainstorming e reúna as ideias das equipes.

A análise FOFA (ou também conhecida como SWOT) ajuda a identificar as ameaças, as fraquezas, as oportunidades e as forças do seu negócio. Essa avaliação é uma excelente alternativa para ter uma visão interna do empreendimento e para analisar a concorrência, bem como os seus diferenciais. Utilize os indicadores financeiros, as mídias sociais, as ferramentas de marketing atualizadas, os treinamentos corporativos etc.

Quando contratar uma consultoria?

Realizar o diagnóstico empresarial não é uma tarefa fácil, já que é necessário investir e fazer o gerenciamento de tempo para a obtenção de resultados das análises. Uma consultoria especializada fará todo o processo e realizará o trabalho inerente às etapas da avaliação para apresentar os resultados finais aos gestores. Com isso, um consultor vai identificar os problemas com imparcialidade e transparência.

Por outro lado, os profissionais altamente capacitados vão transferir o seu conhecimento e treinar as suas equipes para mudar os rumos da organização. Com o passar do tempo, os seus colaboradores vão desenvolver habilidades para fazer os futuros diagnósticos sem precisar de auxílio de consultores. A consultoria trará inúmeros benefícios, resultados otimizados, excelência e atendimento satisfatório aos clientes.

Invista em uma solução de gestão integrada para facilitar o gerenciamento e o planejamento dos recursos empresariais. Essa ferramenta interliga todos os processos e dados da sua empresa e possibilita ao gestor tomar a melhor decisão em todos os momentos. Desse modo, os problemas serão resolvidos com senso crítico e consciência.

Enfim, agora, você já teve acesso a tudo que precisa saber sobre diagnóstico operacional. Uma solução integrada vai ajudar a colocar em prática as melhorias de processos que são necessárias para o sucesso da gestão varejista e, além disso, vai auxiliar no controle e na mensuração de resultados. Ela vai atuar em conjunto com a consultoria especializada e trazer mais competitividade!

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